Arbeitsrecht Basics: Was jeder Arbeitgeber wissen muss

Der Arbeitsvertrag — Fundament des Arbeitsverhältnisses

Ein Arbeitsvertrag ist grundsätzlich auch mündlich gültig. Das klingt unkompliziert — ist es aber nicht. Seit August 2022 schreibt das Nachweisgesetz (NachwG) vor, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen müssen. Wer das versäumt, riskiert Bußgelder bis zu 2.000 Euro pro Fall.

In der Praxis bedeutet das: Mündliche Zusagen sind zwar bindend, aber kaum nachweisbar. Jeder Arbeitsvertrag gehört schriftlich dokumentiert — nicht aus Formalismus, sondern aus Selbstschutz.

Ein sauber formulierter Arbeitsvertrag ist die günstigste Rechtsschutzversicherung, die ein Arbeitgeber abschließen kann. Die meisten arbeitsrechtlichen Streitigkeiten beginnen mit unklaren Vertragsklauseln.

Was zwingend in den Vertrag gehört, regelt das Nachweisgesetz detailliert. Neben den offensichtlichen Angaben wie Namen, Gehalt und Arbeitsort werden seit der Reform auch Informationen zu Überstundenregelungen, Fortbildungsansprüchen und dem Verfahren bei Kündigung verlangt. Konkret müssen folgende Punkte dokumentiert sein: Name und Anschrift beider Parteien, Beginn und gegebenenfalls Ende des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts einschließlich Zuschlägen und Sonderzahlungen, vereinbarte Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen, Hinweise auf anwendbare Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen und die betriebliche Altersversorgung.

Befristung: Wann sie wirksam ist und wann nicht

Befristete Arbeitsverträge sind in Deutschland an strenge Regeln gebunden. Wer sie nicht einhält, hat schnell einen unbefristeten Mitarbeiter — ob gewollt oder nicht.

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) unterscheidet zwei Grundformen. Bei der Sachgrundbefristung nach § 14 Abs. 1 brauchen Sie einen konkreten Grund: Vertretung eines erkrankten Kollegen, ein zeitlich begrenztes Projekt oder die Erprobung eines Mitarbeiters. Liegt ein solcher Grund vor, gibt es keine zeitliche Obergrenze.

Die sachgrundlose Befristung nach § 14 Abs. 2 ist einfacher, aber enger begrenzt: maximal zwei Jahre Laufzeit, maximal drei Verlängerungen innerhalb dieses Zeitraums, und der Mitarbeiter darf zuvor nicht beim selben Arbeitgeber beschäftigt gewesen sein.

Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt klare Grenzen, die viele Arbeitgeber im Alltag großzügiger auslegen, als es erlaubt ist.

Die reguläre Höchstarbeitszeit beträgt acht Stunden pro Werktag. Eine Verlängerung auf zehn Stunden ist möglich — aber nur, wenn innerhalb von sechs Monaten der Durchschnitt wieder auf acht Stunden gedrückt wird. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Ab sechs Stunden Arbeitszeit ist eine Pause von 30 Minuten Pflicht, ab neun Stunden sind es 45 Minuten.

Sonntags- und Feiertagsarbeit ist grundsätzlich verboten. Ausnahmen gelten für Branchen wie Gastronomie, Pflege, Medien und Rettungsdienste — aber auch dort nur unter strengen Auflagen.

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Wer das nicht tut, riskiert Bußgelder und eine Beweislastumkehr bei Überstundenklagen.

Die genaue gesetzliche Ausgestaltung wird 2026 weiter konkretisiert, aber die Pflicht als solche steht seit Jahren fest. Unternehmen, die noch kein System implementiert haben, handeln fahrlässig.

Urlaubsanspruch und Urlaubsrecht

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gewährt jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub von 24 Werktagen bei einer Sechs-Tage-Woche — das entspricht 20 Arbeitstagen bei der üblichen Fünf-Tage-Woche. Der volle Anspruch entsteht nach einer Wartezeit von sechs Monaten. Teilzeitkräfte haben denselben Anspruch, anteilig berechnet.

Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen erlaubt — und auch dann nur bis zum 31. März.

Besonders relevant für Arbeitgeber: Nach der EuGH-Rechtsprechung verfällt Urlaub nicht automatisch. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter rechtzeitig und nachweisbar darauf hinweisen, dass sein Urlaub zu verfallen droht. Unterbleibt dieser Hinweis, sammelt sich der Urlaub an — theoretisch über Jahre hinweg. Bei Kündigung ist nicht genommener Resturlaub finanziell abzugelten.

Kündigung — das Minenfeld

Kein Thema im Arbeitsrecht produziert mehr Rechtsstreitigkeiten als die Kündigung. Die gesetzlichen Kündigungsfristen nach § 622 BGB staffeln sich mit der Betriebszugehörigkeit:

In Betrieben mit mehr als zehn Mitarbeitern greift das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) — und zwar für jeden Arbeitnehmer, der länger als sechs Monate beschäftigt ist. Ab diesem Punkt ist eine Kündigung nur noch aus drei Gründen zulässig.

Die personenbedingte Kündigung setzt voraus, dass der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung dauerhaft nicht mehr erbringen kann. Klassische Fälle: langfristige Erkrankung ohne positive Gesundheitsprognose oder der Verlust einer zwingend erforderlichen Berechtigung wie dem Führerschein bei Berufskraftfahrern.

Die verhaltensbedingte Kündigung reagiert auf Pflichtverletzungen des Mitarbeiters — Diebstahl, wiederholte Unpünktlichkeit, Arbeitsverweigerung. In fast allen Fällen muss vorher mindestens eine Abmahnung ausgesprochen worden sein. Ohne Abmahnung ist die Kündigung angreifbar.

Die betriebsbedingte Kündigung erfordert den Wegfall des Arbeitsplatzes durch Auftragsrückgang, Umstrukturierung oder Standortschließung. Hier gelten strenge Anforderungen an die Sozialauswahl: Betriebszugehörigkeit, Alter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung müssen berücksichtigt werden.

Besonderer Kündigungsschutz

Bestimmte Personengruppen genießen einen erweiterten Schutz, der über das KSchG hinausgeht.

Schwangere und Mütter sind während der gesamten Schwangerschaft und bis vier Monate nach der Entbindung praktisch unkündbar. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Kündigung nichts von der Schwangerschaft wusste — die Mitarbeiterin muss es nur innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Kündigung mitteilen.

Wer Elternzeit beantragt hat, genießt Kündigungsschutz ab dem Zeitpunkt der Anmeldung. Bei Schwerbehinderten ist vor jeder Kündigung die Zustimmung des Integrationsamts einzuholen. Betriebsratsmitglieder können ordentlich praktisch nicht gekündigt werden — nur eine außerordentliche Kündigung mit Zustimmung des Betriebsrats ist theoretisch möglich.

Betriebsrat und Mitbestimmung

Sobald ein Betrieb mindestens fünf wahlberechtigte Arbeitnehmer beschäftigt, können diese einen Betriebsrat wählen. Der Arbeitgeber darf diese Wahl weder behindern noch verhindern — ein Verstoß dagegen ist strafbar.

Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sind weitreichender, als viele Arbeitgeber vermuten. Sie umfassen unter anderem Arbeitszeitregelungen, Urlaubsgrundsätze, die Einführung technischer Überwachungseinrichtungen, Versetzungen und Einstellungen sowie ein zwingendes Anhörungsrecht vor jeder Kündigung.

Datenschutz im Arbeitsverhältnis

Die DSGVO und § 26 BDSG regeln den Umgang mit Beschäftigtendaten. Das Grundprinzip: Nur Daten erheben, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses tatsächlich erforderlich sind. In der Praxis stolpern Unternehmen regelmäßig über drei Punkte.

Erstens: Bewerberdaten. Unterlagen abgelehnter Kandidaten müssen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden — es sei denn, der Kandidat hat einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt. Viele Unternehmen vergessen das schlicht.

Zweitens: Private Kommunikation. Ob Mitarbeiter dienstliche Geräte privat nutzen dürfen, muss klar geregelt sein. Wird private Nutzung toleriert, darf der Arbeitgeber die Inhalte nicht einsehen — eine klassische Falle bei internen Ermittlungen.

Drittens: Gesundheitsdaten. Sie gehören zu den besonders sensiblen Kategorien. Krankmeldungen dürfen erfasst werden, aber Diagnosen gehen den Arbeitgeber grundsätzlich nichts an. Auch die Ergebnisse arbeitsmedizinischer Untersuchungen unterliegen strengen Zugangsbeschränkungen.

Die teuersten Fehler in der Praxis

Arbeitsrechtliche Fehler sind fast immer vermeidbar — und fast immer teuer. Hier die Klassiker, die Arbeitsgerichte regelmäßig beschäftigen.

Eine Kündigung ohne Betriebsrats-Anhörung ist automatisch unwirksam. Der Mitarbeiter hat Anspruch auf Weiterbeschäftigung und Nachzahlung aller Gehälter seit dem vermeintlichen Ende des Arbeitsverhältnisses. Bei einem Verfahren, das sich über Monate hinzieht, summiert sich das schnell auf fünfstellige Beträge.

Eine mündliche Befristungsabrede führt dazu, dass der Vertrag als unbefristet gilt. Der Arbeitgeber hat dann einen Festangestellten, den er eigentlich nur temporär beschäftigen wollte — und kann ihn nur noch unter den Voraussetzungen des KSchG kündigen.

Diskriminierung im Bewerbungsprozess wird nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) mit Schadensersatz von bis zu drei Monatsgehältern sanktioniert. Schon eine unglücklich formulierte Stellenanzeige kann ausreichen — etwa wenn sie sich explizit an „junge, dynamische Bewerber" richtet.

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz werden mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet. In schweren Fällen — etwa bei systematischer Missachtung der Ruhezeiten — kann es sich sogar um eine Straftat handeln.